Os eventos empresariais possuem uma grande relevância quando são feitos. Geralmente, quem os organiza acabam querendo garantir um impacto nos participantes.
Porém, a logística de organização de um evento desses é bastante detalhada. Para que tudo possa ocorrer corretamente, é fundamental que se tenha um bom planejamento desde o início.
Algumas regras são vitais para que tudo saia como o esperado e o evento consiga causar o impacto planejado e encantar os participantes. Veja então quais são os principais erros a serem evitados dentro desses grandes encontros.
Quais são os primeiros passos para organizar um evento?
Engana-se quem pensa que para organizar um evento basta que se tenha cadeiras e um bom som para que todos escutem. De fato, esses são itens indispensáveis, porém, eles são minúsculos perto de tudo o que envolve o planejamento desses encontros.
Os eventos empresariais costumam quase sempre ser de grande porte. E quanto maior ele for, mais as pequenas falhas podem comprometer seu andamento.
Por isso, uma das primeiras coisas a se fazer quando se pensa em planejar um encontro de trabalho, é contar com uma equipe de profissionais qualificados que saibam o que estão fazendo.
É claro que imprevistos acontecem e sempre uma falha ou outra irá ocorrer. Porém, ao ter uma equipe preparada para lidar com isso, esses pequenos defeitos não terão um impacto tão grande no evento e nem com os participantes.
Existem diversos erros que atrapalham o acontecimento do evento e fazem com que ele não seja tão bom para quem participa. Então, fique atento a eles para se manter afastado.
1. Não definir bem o tema do evento
Um dos erros de planejamento de um evento é não deixar bem claro sobre o que se trata tal encontro. Um tema mal definido ou mal explicado pode causar confusões e levar as pessoas a desistirem de ir.
Portanto, ao fazer um evento pense bem a respeito do tema que será abordado, o motivo pelo qual aquele encontro existe e o que tal tema agregará na vida dos participantes.
Assim, fica mais fácil conceber e estruturar tudo para que não reste dúvidas aos participantes e que aquele evento seja algo agregador.
2. Não determinar um número de pessoas
Um erro que pode passar despercebido ao longo da produção dos eventos empresariais é sobre a quantidade de pessoas a serem convidadas para o local.
Muitos organizadores acabam deixando o evento em aberto e dependendo do objetivo que esses encontros tenham, pode ser que eles encham demais.
A superlotação nunca é algo bom, pois torna todo o evento algo desconfortável para quem participa. Além disso, dependendo da quantidade de horas, se o evento possui buffet, pode ser que ele não sirva a todos.
Então é muito importante colocar limites para que se consiga ter algo agradável ao longo do evento.
3. Má escolha de data, horário e local
Esses pontos são cruciais para determinar como será o andamento da organização. Por se tratar de um evento corporativo, o mais indicado é que ele aconteça na própria empresa, ainda mais se ele for destinado à própria equipe.
Porém, se a empresa não tiver um espaço legal para fazer com que o encontro aconteça, o ideal é fazer com que o evento seja em outro local.
A data e o horário é bom definir com uma certa antecedência para que os participantes já incluam o evento dentro de sua agenda e se planejem para ele.
4. Má escolha de fornecedores
Uma boa parte da tarefa para poder organizar um evento corporativo, é procurar por fornecedores. Não só de comida, mas de cadeiras, bebidas, som, etc.
Para que tudo dê certo no dia, é preciso que esse ponto aconteça com uma certa antecedência. Além disso, a busca com antecedência garante ao organizador um melhor preço em sua procura.
Como tudo isso demanda tempo, o quanto antes puder ser feito, melhor.
5. Má delimitação de orçamento
O orçamento é parte muito importante na hora de pensar em fazer um evento. Isso porque, claro, ele é quem determinará o tamanho e a qualidade daquele encontro.
Sendo assim, é bom estipular um orçamento para todos os pontos que precisam ser acertados. Sabemos que a economia é algo que todos querem alcançar.
Porém, ao determinar um valor muito abaixo do que aquilo que se deseja oferecer, é um prato cheio para que o evento dê errado ou não vá como o esperado.
Como planejar e executar um evento?
Sabendo desses erros comuns de acontecerem durante a preparação de eventos empresariais, fica no ar a seguinte questão: como organizar um evento de sucesso?
Há meios bem simples de fazer com que você organize um evento de sucesso sem cometer muitos erros. Basta que você estude cada um desses fatores muito bem e foque em saber estruturar seu projeto.
Algumas dicas que podem te ajudar nesse planejamento são:
- Forme uma equipe;
- Estude o propósito do evento;
- Faça a estrutura de um orçamento realista;
- Tenha um cronograma bem definido;
- Pesquise sobre seu público;
- Defina o tema e o formato;
- Escolha seus parceiros e patrocinadores;
- Alinhe questões técnicas;
- Fique atento aos toque finais.
Ao procurar saber como os eventos empresariais funcionam, torna-se mais fácil organizá-los. Assim, pode-se minimizar os erros e fazer com que o evento aconteça da melhor forma possível.
Atenção aos detalhes é algo fundamental para que as coisas deem certo. É nos detalhes que se pode agradar e encantar os participantes.
Conclusão
A preparação de um evento é fundamental para que sua execução ocorra da melhor forma possível. Por isso, é preciso analisar cada ponto que envolve cada aspecto dele ao longo de todo processo.
Dessa forma, ficará mais fácil lidar com possíveis questões que poderão atrapalhar no dia que ele for acontecer. Contar com uma equipe bem preparada também é importante para que todo suporte seja prestado durante os eventos empresariais.
Um ponto importante também e que não foi mencionado, é sobre a forma de divulgação que o evento vai ter. Isso é um fator determinante caso se pretenda alcançar público fora da empresa.
Analisar essas questões fará com que você consiga entregar o melhor para quem o busca. Deixe seu comentário aqui e compartilhe este conteúdo com mais pessoas.
